Fünf Aspekte, wie Time Boxing uns im Arbeitsalltag unterstützt

Time Boxing - Was ist es und warum verwenden wir es bei unserer Arbeit im Team und im Design Thinking?

Einfach umschrieben nutzen wir das Time Boxing um fixe Zeitperioden zu setzen, die wir für eine konkrete Aufgabe verwenden wollen. So können wir Aufgaben, Meetings, Sprints oder Workshops herunterbrechen und besser planen.

1 Fokus finden

Time Boxing hilft uns dabei zu Fokussieren. Wenn wir beispielsweise in einem Design Sprint einen ersten Prototypen bauen und uns dafür 20 Minuten geben, dann ist das Ziel klar: die Idee soll greifbar gemacht werden. Und in einem Sprint, wollen wir in kurzer Zeit viel lernen. Das Zeitlimit hilft uns dabei, Ablenkungen zu minimieren und uns auf die wichtigsten Aspekte zu konzentrieren, anstatt uns in Details zu verlieren, die gerade gar nicht zur Aufgabe passen. Wir nehmen uns also selbst das Potential zum Herumtrödeln und arbeiten auf das Ziel hin.

Nicht nur in Design Sprints, sondern auch in Meetings hilft uns das Eingrenzen von Zeiten, besonders bei Diskussionen. Wenn wir uns gemeinsam entscheiden, für ein Thema begrenzte Zeit aufzuwenden, verstricken wir uns weniger in abstrakte Argumente und mit ein bisschen Training gehen wir lösungsorientierter an ein Thema ran. Ein Time Timer macht euch sichtbar, wie viel Zeit ihr noch habt um zu einer Lösung zu gelangen. Und wenn der piept, kann auch mal jemand auf den Tisch hauen und legitimiert sagen:„Leute, Schluss jetzt. Wir wollten uns für das Thema nur 15 Minuten nehmen, wo ist das Ende der Diskussion und die Lösung?“

2 Fortschritt sichtbar machen

À pro pos Meetings: mit einer einfachen Übung kann man lernen, wie lange Dinge wirklich brauchen. Bei INNOKI funktioniert das beispielsweise so: diejenige, die ein Thema für ein Meeting vorbereitet, schreibt auch dazu, wie lange dafür gebraucht werden soll. Das machen wir auf der Agenda sichtbar. Dann gibt es noch eine Spalte dafür, wie lange wir wirklich für das jeweilige Thema gebraucht haben. Das tragen wir ein. So lernen wir, unsere Arbeit richtig einzuschätzen und können Meetings schlank gestalten. Das hat auch den Vorteil, dass wir meist pünktlich aus Meetings kommen, weil wir geübt haben, Zeiten richtig einzuschätzen.

Die Methodekann man auch in einem längeren Sprint nutzen: in einem Kanban-Board machen wir den Tages- oder Wochenverlauf gut sichtbar. Jede Aufgabe im Kanban Board enthält eine Verantwortliche und eine Zeiteinschätzung.

3 Ergebnisorientiert arbeiten

Wenn wir einen Zeitrahmen für eine Aufgabe oder Thema setzen, dann machen wir uns auch über das gewünschte Ergebnis Gedanken, sprich wir arbeiten lösungsorientiert. Bei INNOKI arbeiten wir oft nebeneinander an unterschiedlichen Themen. Dann arbeiten wir zusammen in 25 Minuten-Schleifen. Jede sagt, was sie in der nächsten Einheiterledigen will. Wir stellen uns einen Time Timer und wenn die Zeit abgelaufen ist synchronisierenwir uns, was wir geschafft haben. Dann gibt es 5 Minuten Pause und weitergeht‘s.

4 Schnell ins Machen kommen

Ein weiterer Effekt desTime Boxing: Dadurch, dass wir uns zeitlich beschränken, müssen wir schnell ins Machen kommen.

In unserer Arbeit als Design Thinking Coaches erleben wir häufig, dass Teams in 45 gut fokussierten Minuten oft so viel erledigen können wie sonst in einem halben Tag. Durch das Runterticken der Zeit müssen sich die Teilnehmer beschränken. In Design Thinking Phasen wie dem Brainstorming oder Prototyping hilft dies, aus dem Quark zu kommen. Und dieses schnelle „Ich muss jetzt einfach loslegen“ hilft, die Selbstkritik zu verringern und weniger perfekt sein zu wollen. Denn: Man hat ja schließlich nur Zeit X zur Verfügung und am Ende soll ein Ergebnis stehen.

5 Arbeitsphasen trennen

Zu guter Letzt noch etwas zum sichtbar machen verschiedener Arbitsmodi. In unserer Arbeit mit Design Thinking ist es wichtig zu verstehen, in welcher Arbeitsphase wir uns befinden. Sind wir grade divergent oder konvergent unterwegs? Sprich, generieren wir beispielsweise grade Ideen in einem Brainstorming oder wählen wir zwischen Möglichkeiten aus? Das Time Boxing hilft uns, Arbeitsphasen voneinander zu trennen. So können wir uns immer wieder vor Augen führen, in welcher Phase wir grade sind. Und das ist wichtig, wenn wir beispielsweise kreativ arbeiten wollen. Wir setzen uns Zeiten dafür, kreativ zu sein und Ideen zu finden. In dieser Zeit hat Kritik keinen Platz. Diese bekommt in einer anderen Arbeitsphase ihren Raum.

Was Time Boxing für uns übrigens nicht ist

Time Boxing ist definitiv keinTool, um den Druck auf Teams oder uns selbst mit Hilfe einer piependen Uhr durch unrealistische Zeiten zu verstärken. Zudem gibte s Arbeitsphasen, wo es durchaus hinderlich sein kann, sich Zeitlimitszu setzen. In verstärkt emotionalen Phasen beispielsweise können sich Team-Mitglieder durch die Uhr unter Druck gesetzt oder unwohl fühlen.

Schaut also unbedingt, was ihr als passende Themen und zielführende Zeiteinheiten anseht und probiert aus. Undseid nicht zu hart mit Euch. Mal bedarf es strenger Cuts, manchmal können aber auch gut ein paar Minuten nachgelegt werden.

Zu guter letzt: Was uns immer hilft ist eine Person, die für einen Tag oder ein Meeting für die Zeit zuständig ist. Und dann hilft natürlich noch etwas Übung, damit sich das Timen nicht nur nach Disziplin und Druck anfühlt. Wenn man es etwas übt, kann einem das Time Boxing wirklich Freiheiten einräumen. Denn ihr stellt damit einen Arbeitsraum her, der Euch die Möglichkeit einräumt, sich in dieser wuseligen Welt mal einfach auf eine Aufgabe zu konzentrieren.

Time Boxing Übung: strukturiert ins nächste Meeting

Jetzt würden wir vorschlagen: Versucht es doch auch einmal, vielleicht gleich im nächsten Meeting?

Also, wenn ihr vor Eurem nächsten Meeting eine Agenda zusammenstellt, hinterfragt doch mal:

1. Wie lange sollen die einzelnen Agendapunkte brauchen?
2. Was wollt ihr in den einzelnen Sessions erreichen? Kategorien könnten sein: Diskussion, Inhaltliche Erarbeitung, eine Entscheidung treffen oder reine Informationsvermittlung.
3. Macht die Agendapunkte mit den Zeit-Einheiten im Meeting für alle sichtbar und setzt dann ein visuelles Timing-Instrument ein. Wir nutzen meist einen haptischen Time Timer, z.B.: den von Time Tex (https://www.innovatory.de/products/time-timer). Der piepst laut, wenn die Zeit um ist, kann aber auch leise sein und ist schön visuell. Das Visuelle hilft Gruppen, damit alle die verbleibende Zeit gut sehen.
4. Messt die Zeit der einzelnen Agendapunkte und schaut mal, wie lange ihr jeweils gebraucht habt. Dann reflektiert (entweder gemeinsam oder allein) was gut geklappt hat und was ggf. komplett aus dem Rahmen gefallen ist.
5. Was könnt/wollt ihr im nächsten Meeting anders gestalten?

Und bei all der Strukturiertheit unddem ins Machen kommen gilt: vergesst eure Pausen nicht!

Produkte, die zum Thema passen:

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